Datenschutzrichtlinie - Vorstand

VSG Altglienicke e.V. - Vorstand
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Datenschutzrichtlinie der VSG Altglienicke e.V. nach DS-GVO; Stand 25.05.2018
Einleitung
Die Volkssport Gemeinschaft Altglienicke e.V. verarbeitet personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
   
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl analog als auch digital, z.B. in Form eines Karteikartensystems oder in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten durch verantwortliche Übungsleiter/-innen und Vorstandsmitglieder digital für ihren Sportbetrieb verwaltet. Personengebundene Daten können im Internet veröffentlicht und somit an Dritte offengelegt werden. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
 
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
 
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden notwendige personenbezogene Daten in Aushängen, in Vereinszeitungen (z.B. Stadionhefte) und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. Zu den öffentlichen Veranstaltungen zählen wir Sportveranstaltungen im ursprünglichen Sinne sowie Zusammenkünfte und Auftritte einzelner und mehrere Sportler/-innen vor und nach und außerhalb der sportlichen Veranstaltungen jeweils mit dem Bezug zum satzungsgemäßem Zweck des Vereins. Dabei können Auflistung von Namen im Zusammenhang mit Ehrenlisten, größeren sportlichen Erfolgen usw. auch durch Fotos der betreffenden Personen und Mannschaften ergänzt werden.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungen und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht. Je Einzelfunktion kann der Umfang der genannten veröffentlichen Daten verschieden sein.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Geschäftsführende Vorstand. Die Führung des Gesamtverzeichnisses der Mitglieder obliegt dem Vorstandsmitglied „Beisitzer“, der/die mit der Aufgabe der statistischen Mitgliedererfassung durch den Geschäftsführenden Vorstand beauftragt wurde.
Der Geschäftsführende Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
 
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitungen, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
 
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation vorzugsweise zu nutzen ist. Sofern Verantwortliche private E-Mail-Accounts verwenden, haben diese die Bestimmungen zum Datenschutz bei Datenübermittlungen zu beachten.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleitungen, Angestellte, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein nur eine Person mit der Führung der Mitgliederdatenbank beauftragt ist und weitere Verantwortliche nicht ständig mit der Mitgliederdatenbank arbeiten, wird kein Datenschutzbeauftragter bestellt. Die Zuständigkeit im Sinne eines Datenschutzbeauftragten verbleibt beim Geschäftsführenden Vorstand.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein und die Abteilungen. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Internetverantwortlichen (Admin).
2. Der Admin ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Die Abteilungen gestalten ihre Homepage als eigene Unterseiten der Vereins-Domain. Accounts zu Facebook oder zu anderen sozialen Medien werden vom Verein nicht erstellt. Verlinkungen zu sozialen Medien sind mit Hinweisen zu versehen, dass diese Verlinkung zu privaten Seiten führen und nicht in Verantwortung des Vereins betrieben werden. Derartige Verlinkungen sind durch den Admin zu genehmigen. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Admin weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Admins, kann der Geschäftsführende Vorstand die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Geschäftsführenden Vorstandes ist unanfechtbar.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –Weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in §7 der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
 
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch die Vorstandssitzung am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage „Vorstand“ des Vereins in Kraft.
 
Berlin Altglienicke, der 25.05.2018
Der Geschäftsführende Vorstand
© VSG Altglienicke e.V.
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