Datenschutzordnung der VSG Altglienicke e.V.

Teil A- Allgemeines und Zuständigkeiten

§ 1 Gesetzlichkeiten

Die Volkssport Gemeinschaft Altglienicke e.V. verarbeitet personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit und der Historie des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein diese Datenschutzordnung.

§ 2 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein nur eine Person mit der Führung der zentralen Mitgliederdatenbank beauftragt ist und weitere Verantwortliche nicht ständig mit dieser Mitgliederdatenbank arbeiten, wird kein Datenschutzbeauftragter benannt.

§ 3 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der geschäftsführende Vorstand nach § 26 BGB (siehe Impressum). Die Führung der zentralen Mitgliederdatenbank obliegt dem Vorstandsmitglied „Beisitzer“, der/die mit der Aufgabe der statistischen Mitgliedererfassung durch den geschäftsführenden Vorstand beauftragt wurde. Anfragen und Infos über E-Mail datenschutz@vsg-altglienicke.de

Teil B- Personengebundene Daten 

§ 1 Erhebung personengebundener Daten

  1. Der Verein erfasst auf der Ebene des Vereinsvorstandes personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern, Teilnehmern/*innen an sportlichen Veranstaltungen und Mitarbeitern. Die Erfassung erfolgt primär analog über einen schriftlichen Aufnahmeantrag, der beim zuständigen Vorstandsmitglied für Statistik „Beisitzer“ verbleibt. Weiterhin werden die Daten in einer digitalen zentralen Mitgliederdatenbank auf zwei externen Datenträgern erfasst, die das Vorstandsmitglied für Statistik verwaltet. Der Zugriff auf die Datensätze der Datenträger ist passwortgeschützt.
  2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses erfasst der Verein insbesondere die folgenden personengebundenen Daten seiner Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Geburtsort, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern, E-Mail-Adresse sofern angegeben.
  3. Während der Mitgliedschaft können weitere zweckgebundene Daten von Mitgliedern in der zentralen Mitgliederdatenbank mit aufgenommen werden, wie z.B. Informationen zu Übungsleitertätigkeiten, Auszeichnungen, Unterlagen für die Finanzabwicklung usw.

§ 2 Verarbeitung personengebundener Daten der Mitglieder

  1. Die erfassten personengebunden Daten der Mitglieder werden im Verein zweckgebunden zum Führen der zentralen Mitgliederdatenbank und damit zur Erstellung von Vereinsstatistiken für Dachverbände und sonstiger Institutionen/Dienstleister sowie zur Information für die Mitgliederversammlungen verarbeitet.
  2. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

§ 3 Verwendung personengebundener Daten für den Wettkampfbetrieb

  1. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landes- und Sportdachverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, sind personengebundene Daten der Mitglieder durch die jeweiligen Abteilungen weiterzuleiten, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§ 4 Verwendung personengebundener Daten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden zweckgebundene personengebundene Daten in Aushängen, in Vereinszeitungen, in Stadionheften usw. veröffentlicht und können an Presse und Medien weitergegeben werden, sofern die Informationspflicht es verlangt. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen, z.B. Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang, einschl. Sportfotos.
  2. Personengebundene Daten (Name, Vorname, Vereinszugehörigkeit, Abteilung) werden zur Darstellung und Nennung im Zusammenhang mit Ehrenlisten, bei persönlichen sportlichen Auszeichnungen, bei größeren sportlichen Erfolgen usw. verwendet und können durch Fotos der betreffenden Sportfreunde und Mannschaften ergänzt werden.
  3. Von öffentlichen sportlichen Veranstaltungen und von sportlichen Veranstaltungen der Abteilungen des Vereins im ursprünglichen Sinne unserer Vereinsarbeit sowie von Zusammenkünften und Versammlungen einzelner und mehrere Sportler/-innen vor, nach und außerhalb der sportlichen Veranstaltungen jeweils mit dem Bezug zum satzungsgemäßen Zweck des Vereins (Meisterschafts-/Mannschaftsfotos, Übergabe von Auszeichnungen, gemeinsame Veranstaltungen der Abteilungen außerhalb des unmittelbaren Sportbetriebes usw.) können Fotos angefertigt werden, die zur öffentlichen Darstellung genutzt werden können.
  4. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen des Vereins bzw. außerhalb von Zusammenkünften und Versammlungen des Vereins gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

§ 5 Verwendung bei Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitungen, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Speicherung von personengebundenen Daten

  1. Personengebundene Daten von Vereinsmitgliedern werden so lange gespeichert, bis die Mitgliedschaft beendet wird.
  2. Personengebundene Daten von Vereinsmitgliedern können über den Zeitpunkt der Beendigung der Mitgliedschaft weiterhin gespeichert bleiben, sofern gesetzliche Bestimmungen oder vertragliche Belange dieses erfordern.
  3. Personengebundene Daten von Vereinsmitgliedern und Mannschaften, die in die Vereinshistorie aufgenommen wurden, verbleiben dauerhaft im Bestand der Vereinschronik.

§ 7 Auskunftsverlangen zu und Löschung von personengebundenen Daten

  1. Der geschäftsführende Vorstand ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig (siehe Anschrift nachfolgend unter Punkt 3).
  2. Die Löschung von personengebundenen Daten und das Abpixeln bzw. Löschen von Fotos oder Fotoausschnitten können durch jedes Mitglied bzw. durch jedes ehemalige Mitglied des Vereins beim geschäftsführenden Vorstand beantrag werden.
  3. Der Löschungsantrag ist unter der nachfolgenden E-Mail-Adresse datenschutz@vsg-altglienicke.de oder schriftlich an den geschäftsführenden Vorstand zu stellen.

§ 8 Datenverlust

  1. Alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit personengebundenen Daten sind so zu handhaben, dass ein Datenverlust oder ein Datendiebstahl auszuschließen ist. Der Sorgfaltspflicht beim Umgang mit personengebundenen Daten ist jedes Vereinsmitglied verpflichtet.
  2. Sollten Mängel beim Datenschutz oder anzupassende Festlegungen in dieser Datenschutzordnung erkannt werden, ist jeder verpflichtet, diese umgehend an den geschäftsführenden Vorstand zu melden.
  3. Bei eventuellem Datenverlust oder Datendiebstahl ist der geschäftsführende Vorstand innerhalb von 24 Stunden zu informieren.
  4. Bei eventuellen Datenverlust oder Datendiebstahl hat der geschäftsführende Vorstand innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Meldefrist den Sachverhalt an den Datenschutzbeauftragten des Landes Berlin unter Beachtung der notwendigen Meldeinformationen zu übermitteln.

§ 9 Sonstiges

  1. Das Erheben, Verarbeiten, Verwenden und Löschen von personengebundenen Daten im Zusammenhang mit der Meldung von Unfällen oder Schäden an die LSB-Versicherungen basiert auf vorgegebenen Vordrucken des Versicherungsgebers und liegt damit nicht in der Verantwortung des Vereins.

Teil C- Internetpräsenz

§1 Grundsätze zu den Inhalten der Internetpräsenz

  1. Die VSG Altglienicke e.V. betreibt eine Internetpräsenz unter www.vsg-altglienicke.de. Die Inhalte der Internetseiten dienen der Information über den Sportbetrieb und zur Historie des Vereins.
  2. Die Verantwortlichkeit für die Internetpräsenz liegt beim geschäftsführenden Vorstand (siehe Impressum). Anfragen und Infos über E-Mail datenschutz@vsg-altglienicke.de
  3. Auf den Internetseiten der VSG Altglienicke e.V. sind keine Links zu sozialen Netzwerken gesetzt. Alle mit dem Namen VSG Altglienicke existierenden Zugänge zu sozialen Medien gehören privaten Nutzern.

§2 Technisch organisatorischer Bereich

  1. Die Internetseite der VSG Altglienicke e.V. wird über eine verschlüsselte Verbindung aufgerufen.
  2. Je nach Browsertyp und Browsereinstellung werden für die vollständige Darstellung aller Seiteninhalte während der Sitzung auf verschiedenen Seiten notwendige Cookies gesetzt (essenzielle Cookies).
  3. Cookies für Analysezwecke, Tracking, zum Marketing und für eine statistische Datenerfassung werden auf den Internetseiten der VSG Altglienicke e.V. nicht gesetzt.
  4. Auf die Einrichtung von Foren, Gästebüchern oder ähnlichen sowie auf das Anbieten von Neuigkeitsblättern wurde verzichtet.

§ 3 Personengebundene Daten auf den Internetseiten

  1. Auf den Internetseiten des Vereins werden die Daten der Ansprechpartner des Vorstands, der Abteilungen und ggf. der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vornamen, Nachname, Funktion, und Alias-E-Mail-Adresse veröffentlicht; ggf. auch Telefonnummer. Je Einzelfunktion kann der Umfang der genannten veröffentlichten Daten verschieden sein.
  2. Personengebundene Daten können auf den Internetseiten der VSG Altglienicke e.V. zweckgebunden gemäß den Festlegungen des „Teil A, §4- Verwendung personengebundener Daten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit“ veröffentlicht werden. Zur Öffentlichkeitsarbeit gehört auch die Erstellung und die Veröffentlichung der Vereinschronik, die über die Internetseite des Vereins einzusehen ist.

§ 4 Kommunikation per E-Mail

  1. Für die Kommunikation per E-Mail betreibt der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation vorzugsweise zu nutzen ist. Sofern Verantwortliche private E-Mail-Accounts verwenden, haben diese die Bestimmungen zum Datenschutz bei Datenübermittlungen zu beachten.
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
  3. Auf einigen Seiten der Internetpräsenz können für Anfragen Kontaktformulare zur Verfügung stehen. Die Daten aus diesen Kontaktformularen verbleiben zur Beantwortung bei der angeschriebenen Abteilung und werden nicht weitergegeben.  

Teil D- Weitere Bestimmungen

§ 1 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

  1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleitungen, Angestellte, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), werden auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.
  2. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, Datenverwendung oder Weitergabe ist untersagt.

§ 2 Regelungen zur Internetpräsenz

  1. Die Abteilungen haben für ihren Internetauftritt gegenüber dem Internetverantwortlichen einen Verantwortlichen benannt, der die Einhaltung der Bestimmungen der Datenschutzordnung bestätigt hat. 2. Der Internetverantwortliche des Vereins ist gegenüber den Abteilungen hinsichtlich der Inhalte auf den Internetseiten weisungsbefugt. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Internetverantwortlichen kann der geschäftsführende Vorstand die Genehmigung zum Betrieb einer betroffenen Seite bis zur Beseitigung der Mängel zeitlich verwehren. Die Entscheidung des geschäftsführenden Vorstandes ist unanfechtbar.

§ 3 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Datenschutzordnung

  1. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in §7 der Satzung der VSG Altglienicke e.V. vorgesehen sind, intern im Verein geahndet werden.
  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben können durch den Gesetzgeber mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden (bei Arbeitnehmern ggf. mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen).

§ 4 Inkrafttreten

  1. Diese Datenschutzordnung wurde durch die Vorstandssitzung erstmalig am 25.05.2018 im Rahmen der Vorstandssitzung beschlossen und auf der Homepage der VSG Altglienicke e.V. veröffentlicht.
  2. Diese Datenschutzordnung unterliegt einer Laufendhaltung. Anfragen und Infos über E-Mail datenschutz@vsg-altglienicke.de

Berlin Altglienicke, der 25.05.2018 / überarbeitet 30.11.2020

Der geschäftsführende Vorstand